見積依頼の整理
見積依頼から、確認・照会の準備まで
届いた依頼の明細を「どこへ・何を聞くか」で振り分け、照会文と確認文の下書きまで用意します。
対象：機械工具などを扱う専門商社の営業担当・受発注担当の方
- 明細ごとに、仕入先へ照会／お客様へ確認／社内で確認を振り分け
- 仕入先ごとの照会文を、急ぎ・代替可などを書き分けて作成
- お客様への確認は、本当に足りない情報だけに絞る
架空の業務データを使った仕上がり見本です。実際の資料で、確認・修正を含めて作業が減るかを検証します。
仕上がり見本を見る ↓見本：届いた依頼 → 照会・確認の準備
元の依頼お客様からのメール（架空）
仕上がり担当者が確認して使う下書き
あらかじめ用意した見本を表示しています。「元の記載」を押すと、依頼文の該当箇所に色が付きます。
自社の見積依頼で使えるか、相談する
依頼の受け方（メール・FAX など）とおおよその件数を伺い、試す範囲をご提案します。最初のご連絡で資料をお送りいただく必要はありません。
進め方と対応範囲
担当者が行うこと
- 振り分け結果と下書きを確認し、送信する
- 回答する納期・価格を決める（希望着日は「希望」として扱います）
この見本では、依頼文にない型番を推測で埋めず、確認先に回しています。
今の業務とのつなぎ方
- 販売管理システムに入力する前の整理を手伝う位置づけです
- 照会先は、御社の仕入ルート（メーカー直・代理店）に合わせます
- FAX・手書き・PDFを読み取れるかは、実際の依頼書を拝見して判断します
- システムへの自動登録・自動発注は、最初の検証には含めません
最初に試す範囲（例）
- 依頼書1種類、過去の依頼20件程度
- 転記だけでなく、照合・修正・照会文作成まで含めた時間を、今のやり方と比べます
- 範囲は対象の資料を拝見してから決めます
担当者
鈴木浩介
業務改善・AI導入支援を行う個人事業主
ご相談から検証までの流れ
- 対象の作業と、お使いの資料・件数を伺います
- 試す範囲と比べ方を決め、初回検証の内容・費用をご提示します
- 実際の資料で検証し、結果をご報告します
- 続けるかどうかは、検証結果を見てご判断いただけます
営業メールをお受け取りの方は、そのメールへのご返信でも構いません。